事務職に転職したいけど、必要なスキルって何だろう？そんな疑問に事務職20年の現役事務員が必要だと思うスキルを、以下のスキルレベルごとに解説します。
スキルレベル１：パソコンスキル
スキルレベル２：正確な作業と取り掛かりの早さ
スキルレベル３：スケジュール管理能力
スキルレベル４：理解力
スキルレベル５：要約力
この５点を押さえることで、ワンランク上の事務員として認められること間違いなしです。
スキルレベル１：パソコンスキル
メールや連絡、資料作成にパソコンスキルは必要不可欠です。
最低限タッチタイピングはマスターしておきたいところです。タッチタイピングはネット上にタイピング練習が無料でできますので、自信のない方は毎日練習するとタイピングにも慣れタイプ速度も上がります。1分間に100文字以上入力を目指せるといいです。また、マウスだけでなくキーボードのショートカットキーを使用し、作業の効率化を図ることも重要です。資料作成にはエクセルやワードを用いますので、簡単な関数や、ビジネス文書の作成の仕方を学んでおくと良いでしょう。
スキルレベル２：正確な作業と取り掛かりの早さ
事務職は企画系の仕事もありますが、多くはアシスタントやフォローする立場になる事が多いです。その際には正確な作業と、すぐに取り掛かり的確に指示やフォローする早さが求められます。
会社の規定に沿った業務をすることが多いため、トライ＆エラーというよりは、粛々と的確に仕事を進める必要があります。特に総務・人事部門は社員から尋ねられたりフォローする立場になるため正確な作業が必要です。他部署とやり取りする際には、日々適切に作業することで信用を積み重ねて、あの人になら安心して頼めると任されると一人前といえます。
スキルレベル３：スケジュール管理能力
年単位、月単位、日にち単位でやる事はだいたい決まっています。その中で、突発で対応する業務もでてきます。それらをいつまでに対応するか、優先順位や期限を決め対応する能力が必要です。
スケジュール管理能力は、まず業務内容がどのような流れで進んでいるかを知る必要があります。１年業務に従事することである程度は理解できるようになり経験年数が長くなれば自然と身につく能力です。すぐに対応できないといけないわけではありません。ですが、１年の間で１ヶ月スパンや３ヶ月スパンなど数カ月に一度くる業務に関しては１年経たずとも自らスケジュール管理し、対応していくことで能力が培われるため、意識して取り組む必要があります。
スキルレベル４：理解力
理解力とは、相手が何を望んでいるのか、どうしてほしいのか、相手の言葉から汲み取って業務上必要な処理や対応方法を判断する事ができます。
まず相手を理解しようとする気持ちで話を聞き、相手が言うことに対して自分が解釈した内容を確認します。理解しようとする気持ちが相手に伝われば、相手も聞いてもらいたい、任せたいという気持ちになり、人としての信用を得ることができます。
スキルレベル５：要約力
相手にどう対応するか、どうしてほしいか、具体的かつ簡潔に伝えることで、瞬時に理解してもらうことで相手の手間や時間をかけないように配慮することができます。
先に結論を伝え、次になぜその結論になったか理由を添えます。一目で何をしてほしいかを理解してもらえるため、相手に言いたいことや聞きだしたいことを伝えるには必要な能力です。
まとめ
最後に事務職に必要なスキルとは！？スキルレベル別５選のまとめです。
スキルレベル１：パソコンスキル・・・事務職には必須スキルです
スキルレベル２：正確な作業と取り掛かりの早さ・・・アシスタントやフォローで求められるスキルです
スキルレベル３：スケジュール管理能力・・・優先順位や期限を決め対応する能力が必要です
スキルレベル４：理解力・・・人としての信用度が増します
スキルレベル５・要約力・・・相手に伝えたいこと、聞き出したいことを的確に伝えるスキルです
以上、参考になれば嬉しいです！それでは、また次回～★
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